Untuk memutuskan hubungan kerja, pegawai tidak bisa langsung keluar begitu saja. Anda harus lebih dulu membuat surat pengunduran diri sebagai dokumen resmi resign. Masih bingung membuatnya? Jangan khawatir, lihat contoh surat pengunduran diri kerja sederhana di bawah ini sebagai bahan referensi Anda.
Fungsi Surat Pengunduran Diri
Jadi, surat resign itu apa? Surat pengunduran diri alias resign merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh pihak yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan tempat seseorang bekerja.
Surat pengunduran diri, baik yang dicetak maupun tulisan tangan rapi, merupakan salah satu syarat seorang karyawan sebelum berhenti bekerja. Umumnya, surat ini diberikan oleh bawahan ke atasan atau supervisinya langsung.
Surat ini terdiri atas pernyataan formal telah mengundurkan diri sebagai karyawan dalam suatu institusi. Fungsi utamanya tentu untuk memberi tahu perusahaan atau institusi tempat Anda bekerja, bahwa akan mengundurkan diri.
Dengan adanya surat ini, institusi bisa mengetahui kapan posisi Anda akan kosong. Dengan begitu, pihak yang berkepentingan bisa menyiapkan pengganti di waktu yang pas. Selain itu, surat ini merupakan bentuk tanggung jawab dan profesionalisme seorang karyawan terhadap tempatnya bekerja.
Struktur Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri harus tersusun dengan format rapi dan berisi informasi jelas dan lengkap. Anda bisa menggunakan struktur surat pengunduran diri sebagai berikut:
Headline
Setiap surat biasanya akan memuat sebuat headline apa pun jenisnya, termasuk surat pengunduran diri. Headline menggunakan huruf kapital dan diatur di tengah halaman dan menggunakan ukuran yang lebih besar. Headline ini mengarah pada tujuan surat yang Anda buat.
Kepada Siapa Surat Ditujukan
Surat resign harus ditujukan kepada atasan, misalnya pimpinan perusahaan, HRD hingga manajer.
Identitas Diri
Sertakan informasi data diri berupa nama lengkap, jabatan hingga nomor pegawai bila ada.
Waktu Pengunduran Diri
Dalam surat, Anda wajib mencantumkan kapan tidak akan bekerja lagi pada perusahaan tersebut. Informasi ini harus jelas, meliputi tanggal, bulan dan tahun pengunduran dirinya. Dengan begitu perusahaan tahu kapan Anda tidak bekerja lagi.
Penjelasan
Berikan penjelasan dengan jujur keinginan keluar dari perusahaan. Sertakan pula bahwa surat ini tidak Anda buat karena paksaan dari pihak mana pun.
Penutup
Kalimat penutup bisa berisi ucapan terima kasih serta nama terang dan tanda tangan Anda
Contoh Surat Pengunduran Diri Sederhana
SURAT PERNYATAAN PENGUNDURAN DIRI
Bandung, 29 Januari 2023
Kepada
Yth. Pimpinan CV. ABC
Di tempat
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap:
Alamat:
Jabatan:
Nomor ID Pegawai:
Dengan adanya surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan diri dari posisi xxxx CV.ABC terhitung mulai tanggal 29 Maret 2023 mendatang.
Terima kasih kepada Bapak/Ibu sekalian yang memberikan kesempatan dan kepercayaan bekerja bersama dalam tim ini. Saya berterima kasih atas dukungan langsung maupun tidak langsung selama saya bekerja.
Mohon maaf jika tidak bisa lagi menjadi bagian dari perusahaan. Semoga ke depannya perusahaan semakin maju.
Demikian surat pengunduran ini saya buat tanpa ada paksaan dari pihak mana pun dan atas keinginan saya sendiri.
Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih banyak
Hormat saya,
Xxxxx
Nah, contoh surat pengunduran diri sederhana di atas bisa Anda langsung berikan ke atasan.
Tips Menulis Surat Pengunduran Diri
Tata cara mengundurkan diri dari kerja umumnya bergantung pada peraturan masing-masing perusahaan. Ada yang menggunakan one month notice atau surat permberitahuan diajukan satu bulan sebelum tanggal resmi berhenti kerja, ada juga yang waktunya lebih singkat, bahkan lebih lama.
Namun, yang terpenting adalah mengomunikasikan dengan tegas tapi sopan, serta jelaskan alasan pengunduran diri. Gunakan gaya komunikasi yang baik dan konfirmasi kepada relasi.
Dalam menulis surat pengunduran diri, Anda perlu memperhatikan beberapa hal yakni sebagai berikut:
- Surat hal yang penting saja. Jangan terlalu bertele-tele dan to the point. Tulisan harus Anda buat dengan tidak menyinggung pihak mana pun, termasuk rekan sejawat atau budaya kerja perusahaan.
- Isi surat juga harus menghargai atasan sehingga perlu menggunakan gaya bahasa yang baik dan benar.
- Utarakan maksud dan tujuan dengan jelas. Sampaikan maksud berhenti pekerjaan dengan jelas dan tidak menyebutkan hal yang berkaitan pekerjaan.
- Boleh juga menyampaikan apresiasi kepada perusahaan, seperti ucapan terima kasih atas kesempatan bekerja di perusahaan tersebut
- Pada kalimat penutup, gunakan bahasa yang sopan dan profesional, serta ucapan mohon maaf jika selama bekerja melakukan kesalahan, secara sengaja maupun tidak sengaja
Informasikan rencana resign kerja jauh-jauh hari agar perusahaan juga bersiap mencarikan pengganti Anda. Semoga informasi mengenai struktur dan contoh surat pengunduran diri kerja di atas bermanfaat.
