Dalam dunia bisnis, memo merupakan salah satu media komunikasi penting yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara cepat dan efisien. Artikel ini akan membahas mengenai contoh memo dan manfaatnya yang bisa kamu gunakan dalam lingkungan kerja.
Memo bukan sekedar pesan singkat, lebih dari itu memo memiliki fungsi yang sangat baik, enth untuk tujuan resmi ataupun non resmi. Lantas apa pengertian memo dalam sebuah perusahaan?
Pengertian Contoh Memo dan Manfaatnya
Memo atau memorandum merupakan sebuah surat pimpinan yang digunakan untuk menyampaikan pesan singkat. Baik itu sebuah permintaan, pengumuman, pemberitahuan, atau sebuah masalah yang dialami oleh perusahaan.
Sedangkan menurut KKBI memo adalah sarana komunikasi yang berisi nasihat intruksi, atau data yang berupa catatan. Biasanya memo juga bisa digunakan untuk surat pernyataan hubungan diplomatik.
Bagian terpenting dari memo adalah isi dari memo itu sendiri, siapa, tentang apa, tanggal pembuatan memo, serta nama pembuat memo yang harus dibuat jelas.
Jenis-jenis Memo
Dalam pembagiannya, memo dibedakan menjadi dua jenis, yaitu memo resmi dan memo tidak resmi. Berikut penjelasan detailnya
1. Memo Resmi
Sesuai namanya, memo resmi dibuat untuk urusan penting yang biasanya digunakan sebagai surat pernyataan penghubung resmi antara pimpinan dan bawahan di sebuah perusahaan.
2. Memo Tidak Resmi
Memo tidak resmi atau biasa disebut dengan memo pribadi adalah jenis memo yang berisi tentang pemberitahuan yang ditujukan untuk orang terdekat, misalnya teman, saudara, atau keluarga.
Unsur-unsur dan Tips Membuat Memo
Walaupun ada memo jenis tidak resmi, tapi biasanya memo identik dengan informasi bersifat resmi. Dalam sebuah memo, wajib mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Kepala Memo
Bagian kepala memo berisi tentang penjelasan singkat yang berupa nama pembuat, tujuan pembuat memo, subjek memo, dan tanggal. Penempatan tanggalnya pun harus bersifat aktual.
2. Pendahuluan
Pendahuluan terletak di bagian paragraf pertama memo. Bagian ini berisi informasi mengenai tujuan dari memo, tanpa bertele-tele dan harus to the point.
3. Detail
Dalam unsur detail memo ini berisi tentang tujuan memo yang diletakkan setelah paragraf pendahuluan. Sama halnya dengan pendahuluan, unsur ini juga harus dibuat to the point.
4. Penutup
Merupakan unsur paling akhir, penutup wajib diisi dengan kontak nomor pihak yang berkaitan dengan memo.
Adapun tips membuat memo resmi, sebagai berikut:
- Memo harus ditulis secara singkat, padat, jelas, dan langsung ke inti.
- Menggunakan bahasa yang sesuai dengan penerima. Jika penerima dengan jabatan tertentu, sebaiknya gunakan bahasa formal.
- Cantumkan nama pembuat memo dengan jelas untuk pertanggungjawaban.
- Cantumkan nama penerima memo yang jelas dan benar agar tidak salah sasaran.
Manfaat memo
1. Media komunikasi internal
Memo adalah media komunikasi internal yang sangat efektif dalam menyampaikan Informasi ataupun instruksi untuk karyawan atau anggota tim dalam sebuah perusahaan.
2. Memperjelas pesan
Memo dibuat dengan format singkat dan langsung, sehingga memo dapat membantu memperjelas pesan.
Tentu ini memudahkan pembacanya dalam memahami informasi yang disampaikan dalam memo.
3. Media Pemberitahuan
Di perusahaan, memo digunakan sebagai media pemberitahuan penting untuk para karyawan. Baik itu berupa rapat, deadline, atau kebijakan tertentu.
4. Dokumen Resmi
Memo juga kerap digunakan sebagai dokumen resmi dalam mencatat sebuah keputusan hasil rapat.
Memo sangat berguna dalam membantu menciptakan catatan perusahaan yang penting untuk masa depan.
5. Sebagai Intruksi
Dalam sebuah proyek, memo sangat penting karena dapat membantu menjadi instruksi atau pedoman. Dengan memo, seluruh tim dipastikan memiliki pemahaman yang seragam.
6. Arsip
Memo juga bisa digunakan sebagai arsip perusahaan atau organisasi. Dengan memo, kita bisa mengetahu terkait perkembangan dan perubahan yang terjadi di perusahaan tersebut.
7. Komunikasi Konsisten
Menggunakan memo dapat memastikan akan konsistensi komunikasi dalam menyampaikan pesan ke berbagai struktur organisasi atau perusahaan. Selain itu menggunakan memo juga lebih cepat dan efisien.
8. Hemat Waktu
Seperti yang sudah disinggung tadi, menggunakan memo lebih efisien dan ringkas. Sehingga lebih hemat waktu, baik itu bagi pembaca ataupun yang menulis.
Informasi yang disajikan juga singkat padat, jelas, dan mudah dipahami dengan cepat.
9. Menciptakan Akuntabilitas
Bagi penerima, memo juga mencakup tanggung jawab untuk menciptakan akuntabilitas karyawan dan anggota tim perusahaan.
10. Meningkatkan Produktivitas
Memo dapat menyampaikan pesan secara cepat dan efisien, selain itu mema juga dapat memberikan kontribusi untuk meningkatkan produktivitas dalam ruang lingkup kerja.
Itulah informasi mengenai contoh memo dan manfaatnya yang harus kamu ketahui. Semoga bermanfaat!
